Lunes 12 de abril 2021

Estrategias en el espacio de trabajo para aumentar la flexibilidad

Diversas empresas están adaptando sus estrategias en el espacio de trabajo en medio de la pandemia. Sin embargo existen diversas inquietudes por parte de los corredores de oficina y arrendatarios.

Diversas empresas están adaptando sus estrategias en el espacio de trabajo en medio de la pandemia por el COVID-19. Sin embargo existen diversas inquietudes por parte de los corredores de oficina y los diversos arrendatarios.

Una de las más comunes gira entorno a la salud y la seguridad de los empleados. Los ocupantes quieren asegurarse de que se cuide a su personal. También quieren obtener información sobre la productividad de los empleados en la nueva normalidad, a fin de garantizar que tengan entornos adecuados.

Por otro lado existen preguntas muy prácticas y tácticas como: ¿cuál es el plan de operaciones? ¿Cuál es el nuevo protocolo de limpieza y cuáles son los estándares en relación con los PPE (equipos de protección personal)?

Este puede ser uno de los motivos por el que muchas empresas extienden la política de trabajo desde casa, porque aún no se sienten seguros. Intentan reducir su huella y ser lo más productivos posible, a la vez que minimizan la experiencia presencial. Las empresas están en una etapa de exploración, pero pronto comenzarán a tomar decisiones y actuar sobre esas estrategias a fin de determinar qué funciona y qué no funciona para los empleados.

Muchas empresas están comenzando a separar a los empleados entre los grupos que pueden trabajar desde casa, los que pueden trabajar de forma flexible y los que deben estar en las oficinas. Esto se está logrando a través de la participación de partes interesadas en la gestión de crisis e investigación inmediata. ¿Cómo adoptamos un enfoque en etapas hasta que el 60 al 70 % de los empleados vuelvan a la oficina?

Para ello es necesario generar confianza en los empleados, es decir crear conexiones humanas y contar historias humanas. Muchas personas siguen reflexionando y no pueden expresar su miedo y preocupación. Una vez que ven que en otras regiones se van abriendo y que escuchan sus historias, la posibilidad de volver a la oficina se hace más palpable. Esto permite que las personas se imaginen en esas mismas situaciones, incluso si siguen trabajando en sus casas.

Es ideal que decirle a las empresas que se comuniquen con sus empleados. Que lo hagan también de forma visual y de manera narrativa, para que las personas puedan visualizarse allí y se sientan seguros. Una parte del desarrollo de la confianza es preguntarle a los empleados su opinión. Es importante estar al tanto de los datos y mantener un seguimiento, que puede ser a través de encuestas cuantitativas, estudios observacionales y la recopilación de datos cualitativos en persona. Una vez que los empleados vuelven al trabajo, ¿cómo se comportan? ¿Cuáles son los puntos ciegos que se ignoran o qué es lo que funciona bien? Sin duda, estas preguntas nos permiten entender cómo será la experiencia en el espacio de trabajo.

Por ahora se puede decidir qué información se quiere recopilar, crear hipótesis en torno a lo que se quiere aprender y asegurarse de tener iniciativas de investigación que provean datos para ofrecer soluciones y estrategias. Dar ese paso y comunicar estos aprendizajes a los empleados, al igual que explicar los cambios en la estrategia. Toda esa transparencia es sumamente útil.

En el corto plazo, el trabajo desde casa sirve, pero las empresas más maduras se inclinarán por modelos más tradicionales, teniendo en cuenta que los humanos somos seres sociales. Crecemos y nos superamos cuando nos sentimos parte de una comunidad. Los empleados se sienten motivados cuando están conectados con la misión y el propósito de una empresa, cuando se reúnen para compartir momentos de colaboración y comunidad.

Es por ellos que Amautha Hub cuenta con equipo de comunidad enfocados en esto. Están haciendo el mayor esfuerzo posible por reunir a las personas a través de Amautha Session que son eventos que permiten que los miembros se sientan conectados con toda la comunidad, manteniendo la seguridad y los protocolos.

Cuando se trata de desarrollar confianza con los empleados, se determinan tres líneas de defensa en el mercado inmobiliario de oficinas. En primer lugar, las instituciones gubernamentales ofrecen pautas obligatorias en torno a los requisitos básicos para que los espacios de trabajo funcionen de forma segura, como las medidas de distanciamiento social. En segundo lugar, los propietarios pueden considerarse "microalcaldes" de un edificio, y se espera que se ocupen de las necesidades relacionadas con salud y seguridad. Por último, los mismos ocupantes están aplicando nuevas políticas para mantener a sus empleados seguros. Estas incluyen aumentar la frecuencia de la limpieza y disponer los muebles de oficina de formas diferentes.

Existen otras empresas cuyo enfoque se basa en el "hub and spoke" (centro y distribución) y aunque pueda parecer que las medidas mencionadas no son acorde a ella, se han podido identificar  estrategias centrales y flexibles. Los ocupantes buscan edificios con soluciones permanentes y espacio flexible al mismo tiempo. De esta forma, pueden combinar arrendamientos centrales a largo plazo con la capacidad flexible de sumar o restar personal cuando sea necesario. Los edificios que ofrecen un poco de flexibilidad se están destacando en estos momentos, principalmente debido a las preocupaciones actuales de las empresas.

Esta pandemia está haciendo que las personas cambien de opinión radicalmente sobre lo que significa ocupar un edificio, entre ellos los propietarios que ahora buscan centrarse en los inquilinos, siendo un factor de diferenciación clave. Asimismo, algunos propietarios están implementando tecnologías como escáneres de temperatura infrarrojos y sistemas integrados en las paredes de ascensores, siempre con el tema de la desinfección en mente. También están reforzando los sistemas de ventilación y aumentando la frecuencia de la limpieza, entre otros cambios. Los propietarios se están tomando la situación con seriedad y están reflexionando mucho. 

 

Finalmente, todavía estamos en la primera vuelta. El trabajo remoto complementará las estrategias de ocupación, no las reemplazará. Las personas quieren opciones en lo que respecta a espacios y contratos. Descubrimos que el valor de la flexibilidad es realmente mayor que el costo de un contrato de alquiler flexible. Los ocupantes quieren tener opciones y, a menudo, están dispuestos a pagar el precio de un entorno ágil. Si buscan espacios para terceros, elegirán la posibilidad de sumarlos o disminuirlos a corto plazo. Esto se puede resumir en una palabra: agilidad.

 

Fuente: We Work